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知道吗?信任你的效率系统
2022-11-24

为了提高效率,每个人都在寻找和改进适合自己的效率系统,这个过程大到规范公司流程制度,小到给某个常用程序在桌面建立一个快捷方式……同时,一切的改进都是持续不断的,我们总是在不断寻找一个“更好的”效率系统,甚至有人把追求的目标定在了“最好的”这三个字上。那么,最好的效率系统,真的存在吗?

这篇文章并不是告诉你“最好的效率系统”是否存在,而是为了从另一个角度来解决这个问题,那就是:信任你的效率系统,远比考量你所采用的效率系统是否足够“好”,更加重要。没有什么比一个人打算遵循一个计划,却糟蹋了这个计划,然后进入一个永无休止的半完成的混乱状态更糟糕。换句话说就是:比起经常性的担心自己是否有最好的效率系统,你能否坚持这个计划更重要。

计划的用处?

在你的学生时代,肯定有过计划每天花一个小时准备一门功课的经验,但是这种零星的学习计划多半都失败了,以至于你不得不在“考前72小时”这史诗般的时段把所有的内容死记硬背下来。

很多人“计划”一天只回一次邮件,但是当一些重要的事情发生,他们会回3次甚至更多;

又有多少人承诺工作8小时,但却处在一个永恒的半工作状态...

大量的效率系统因为一个问题失败:计划在进行,没有人全力执行。我知道很多人因为采用了效率系统而赢回了很多时间。但事实上这与选择什么样的效率系统没有多大的关系。几乎任何可执行的系统都胜过没计划的乱来。

我曾沉迷于制定周计划和日计划。每天写一个明日事务列表。什么时候做完什么时候休息。一旦完成了计划就绝对不工作。周计划也一样。表面上这样很严格,但是它确实帮助我不过量工作也不会总完不成。

也有人提倡严格8小时工作制,这样可以避免工作压力侵扰他的家庭生活。还有人倾向于使用“优先任务列表”...

这些系统在工作计划和减压方面都有不同。但是他们的共同特性都是需要按计划执行。如果你常常打破8小时工作制,并且整晚工作,你的系统就不会生效。如果你每天从不重要的任务开始工作,也会把“优先任务列表”打破。

找个你能坚持执行的系统(而不是完美的系统):

效率上瘾者往往也是完美主义者。不幸的是,那就意味着追求、试图求得理想化的系统或者所有日常工作的窍门。但是这些方法往往都会失败,因为它们太难遵循了。找一个完美的体统不如找一个你能坚持执行下去的系统。我相信没有计划的乱来与合理的效率方案之间差异远远大于不同系统之间的差异。然而,如果你不能遵照它执行,它就是没有用的。

最简单的计划也是最好的计划:

最好的效率系统就是最简单的。不仅是因为它们很好组织,也因为它们通常很好坚持执行。我们在这里提出一个效率系统的三条规则,供各位借鉴:

1 每周结束时做一个周计划

2 每天结束时从周计划中选出任务做日计划

3 完成了日计划就什么都不做了

这显然不是一个完美的计划,但你会发现,他其实很容易做到。

最后提醒大家:如果一定要给效率系统一个评价标准的话,那它应该是:能够迫使你该工作的时候集中精神在工作,让你该休息的时候休息,这就足够了。